جلسه های مختلف یکی از ابزارهای کلیدی در مدیریت سازمان‌ها و پیشبرد اهداف حرفه‌ای به شمار می‌آیند. از تبادل اطلاعات گرفته تا تصمیم‌گیری‌های راهبردی، همه این‌ها در بستر جلسات شکل می‌گیرند. با این حال، بسیاری از جلسات بدون برنامه‌ریزی و ساختار مشخص برگزار می‌شوند و نتیجه‌ای جز اتلاف وقت ندارند. در این مقاله، به‌صورت جامع با تعریف جلسه، ارکان تشکیل‌دهنده، اقدامات ضروری قبل و حین جلسات، و در نهایت نحوه تنظیم صورت جلسه آشنا می‌شوید.
جلسه چیست؟
جلسه (Meeting) گردهمایی سازمان‌یافته‌ای است که در آن چند نفر با هدف بررسی موضوعات خاص، تبادل نظر، تصمیم‌گیری یا برنامه‌ریزی دور هم جمع می‌شوند. جلسات می‌توانند رسمی یا غیررسمی، حضوری یا آنلاین، داخلی یا بین‌سازمانی باشند.
انواع جلسه
جلسات بر اساس هدف و ساختار به دسته‌های مختلفی تقسیم می‌شوند:
- جلسات تصمیم‌گیری: برای تعیین راه‌حل‌ها و تصویب پیشنهادات
- جلسات اطلاع‌رسانی: برای انتقال داده‌ها و گزارش‌ها
- جلسات مشورتی: برای دریافت نظرات مختلف پیش از تصمیم‌گیری
- جلسات ارزیابی: بررسی عملکرد افراد، تیم‌ها یا پروژه‌ها
- جلسات آموزشی: با هدف یادگیری و ارتقای دانش شرکت‌کنندگان
ارکان اصلی جلسات موفق
ارکان اصلی جلسات موفقهر جلسه مؤثر شامل ارکانی مشخص است که به نظم و نتیجه‌بخشی آن کمک می‌کنند:
- رئیس جلسه (مدیر)
فردی است که جلسات را هدایت میکند، جریان بحث را مدیریت میکند و مانع از خروج موضوع از مسیر اصلی می‌شود.
- شرکت‌کنندگان
اعضایی که بر اساس موضوع جلسات دعوت شده‌اند. مشارکت فعال، آمادگی ذهنی و احترام به زمان از الزامات آنان است.
- دبیر یا منشی جلسات
وظیفه تهیه صورتجلسه، ثبت نکات کلیدی، پیگیری مصوبات و مدیریت زمان‌بندی‌ها را بر عهده دارد.
- دستور جلسه (Agenda)
فهرستی از موضوعات و مسائل قابل بحث در جلسات است که باید پیش از آغاز در اختیار اعضا قرار گیرد.
- زمان و مکان
باید با در نظر گرفتن دسترسی، تمرکز و نوع جلسات (حضوری یا آنلاین) به‌درستی تعیین شود.
قوانین برگزاری جلسات
اقدامات لازم قبل از برگزاری جلسات
قبل از تشکیل meeting، باید مقدماتی فراهم شود تا جلسه منظم و هدفمند برگزار گردد:
- تعیین هدف جلسات: مشخص شود جلسه با چه هدفی برگزار می‌شود.
- تنظیم دستور جلسات: موضوعات مشخص با زمان‌بندی دقیق
- دعوت از افراد مرتبط: فقط افرادی دعوت شوند که نقش مؤثری در جلسه دارند.
- آمادگی اسناد و اطلاعات پشتیبان: مدارک لازم باید قبل از جلسات در اختیار افراد قرار گیرد.
- اطمینان از امکانات فنی و فیزیکی: مانند تجهیزات صوتی، تصویری و اینترنت
اقدامات حین برگزاری جلسات
در طول جلسات باید مدیریت و نظم رعایت شود:
- شروع به موقع جلسه
- مرور دستور جلسه توسط رئیس
- پرهیز از پراکنده‌گویی و خروج از موضوع
- ثبت موارد مهم توسط منشی جلسات
- جمع‌بندی هر موضوع پیش از انتقال به موضوع بعدی
- تعیین مسئول و زمان‌بندی برای مصوبات
اینجا بخوانید: گزارش چیست؟ انواع گزارش نویسی
صورت جلسه چیست و نحوه تهیه صورت جلسه
صورت جلسه گزارشی مکتوب از مباحث، تصمیمات، مصوبات و نکات کلیدی مطرح‌شده در جلسات است. این سند معمولاً توسط دبیر یا منشی جلسات تهیه شده و بعد از جلسه در اختیار اعضا قرار می‌گیرد.
اجزای اصلی صورت جلسه:
- عنوان جلسات و نوع آن (مثلاً: جلسه کمیته فنی – مشورتی)
- تاریخ، ساعت شروع و پایان، و محل برگزاری
- اسامی شرکت‌کنندگان و غایبین
- دستور جلسه (Agenda)
- خلاصه مباحث و دیدگاه‌های مطرح‌شده
- مصوبات و تصمیمات
- تعیین مسئول هر اقدام به همراه زمان‌بندی
- نام و امضای رئیس و منشی جلسات
نکاتی برای نوشتن صورتجلسه حرفه‌ای:
- از جملات ساده و رسمی استفاده کنید.
- از ذکر موارد حاشیه‌ای بپرهیزید.
- هر مصوبه باید قابل اندازه‌گیری و پیگیری باشد.
- صورتجلسه باید حداکثر تا 24 ساعت بعد از جلسات در اختیار اعضا قرار گیرد.
اصول کلیدی در برگزاری جلسات مؤثر
- هدفمندی: جلسات بی‌هدف باعث اتلاف زمان می‌شوند.
- احترام به زمان: آغاز و پایان به موقع
- مشارکت فعال: فرصت برابر برای اظهار نظر
- پیگیری مصوبات: از طریق صورتجلسه و جلسات بعدی
- جمع‌بندی در پایان: مرور تصمیمات نهایی و اقدامات آتی
جلسه در استاندارد های مدیریتی ایزو
برای پیاده سازی استانداردهای ایزو جلسات مختلف نقش بسیار مهمی در ایجاد سوابق و هماهنگی اعضا سازمان ایفا میکند. در زیر به دو نمونه از جلسات مهم در پیاده سازی ایزو اشاره میکنیم:
- ممیزی داخلی
- جلسات بازنگری مدیریت
این جلسات در چارچوب سیستم‌های مدیریتی (مانند ایزو 9001، ایزو 14001 و ایزو 45001) برگزار می‌شوند و نقش مهمی در پایش عملکرد، حفظ انطباق با استانداردها و شناسایی فرصت‌های بهبود دارند.
ممیزی داخلی چیست؟
ممیزی داخلی فرآیندی نظام‌مند برای ارزیابی میزان اجرای درست فرآیندها و انطباق آن‌ها با الزامات استاندارد و مستندات سازمان است. در جلسات ممیزی داخلی، تیم ممیزی داخلی نقاط ضعف و عدم انطباق‌ها را شناسایی کرده و به مدیران گزارش می‌دهد.
خروجی این ممیزی، به عنوان یکی از ورودی‌های اصلی جلسات بازنگری مدیریت استفاده می‌شود.
بازنگری مدیریت چیست؟
جلسه بازنگری مدیریت نیز با هدف بررسی عملکرد کلی سیستم مدیریت، تحلیل داده‌ها، بررسی بازخورد مشتریان، شناسایی نیاز به منابع و برنامه‌ریزی برای بهبود برگزار می‌گردد.
نکته مهم اینکه صورت جلسات بازنگری مدیریت باید مستند، قابل ردیابی و دارای زمان‌بندی برای اقدامات اصلاحی باشد، چراکه در ممیزی‌های خارجی به عنوان یک مدرک کلیدی بررسی می‌شود.
در واقع، ممیزی داخلی و جلسه بازنگری مدیریت، نه‌تنها ابزارهایی برای حفظ انطباق با استانداردها هستند، بلکه زمینه‌ساز بهبود مستمر در سازمان محسوب می‌شوند.
سخن پایانی
جلسه زمانی مفید است که ساختارمند، هدفمند و با برنامه برگزار شود. رعایت ارکان کلیدی، اقدامات قبل و حین جلسات، و ثبت دقیق صورتجلسه، تأثیر چشمگیری در ارتقاء بهره‌وری سازمانی دارد. اگر شما نیز می‌خواهید جلساتی اثربخش داشته باشید، از همین امروز اصول حرفه‌ای برگزاری جلسات را در سازمان یا تیم خود پیاده کنید.
با ما در تماس باشید…
بدون دیدگاه