تمدید گواهینامه ایزو یکی از مهمترین اقداماتی است که سازمانها باید برای حفظ اعتبار خود نزد مشتریان، تامینکنندگان و نهادهای نظارتی انجام دهند. گواهینامههای ایزو معمولاً دارای اعتبار سه ساله هستند و برای حفظ وضعیت انطباق، سازمان نیاز دارد قبل از پایان اعتبار، وارد فرآیند تمدید شود. این فرآیند فقط یک کار اداری نیست؛ بلکه فرصتی برای بازنگری سیستم مدیریت، شناسایی نقاط ضعف و ارتقای عملکرد سازمان است.
در این مقاله، تمامی نکاتی که باید درباره تمدید ایزو بدانید از جمله مراحل، مدارک، هزینهها و زمان مناسب شروع فرآیند را توضیح میدهیم.
تمدید گواهینامه ایزو چیست؟
تمدید گواهینامه ایزو (ISO Renewal / Recertification) به مجموعه اقداماتی گفته میشود که سازمان با انجام آن ثابت میکند همچنان با الزامات استاندارد انتخابی خود مانند ISO 9001، ISO 14001، ISO 45001 یا ISO 50001 انطباق دارد.
نهاد صادرکننده گواهی ایزو از طریق ممیزی مجدد بررسی میکند:
- آیا سیستم مدیریت هنوز فعال و موثر است؟
- آیا فرآیندها بهروزرسانی شدهاند؟
- آیا مستندات مطابق نسخه استاندارد فعلی هستند؟
- آیا عدم انطباقهای قبلی اصلاح شدهاند؟
اگر پاسخ مثبت باشد، گواهینامه برای یک دوره جدید (معمولاً 1 تا ۳ سال) تمدید میشود.
چرا تمدید گواهینامه ایزو اهمیت دارد؟
تمدید ایزو فقط برای ادامه اعتبار مدرک نیست؛ بلکه دلایل مهمتری دارد:
- اعتبار سازمان در مناقصات و قراردادها
چندین شرکت و سازمان دولتی فقط با شرکتهایی همکاری میکنند که گواهی ISO معتبر داشته باشند. انقضای گواهینامه ایزو میتواند منجر به حذف سازمان از رقابتهای تجاری شود.
- تضمین تداوم کیفیت و عملکرد
تمدید گواهینامه ISO نشان میدهد سیستم مدیریت هنوز فعال است و فرآیندها بهصورت کنترل شده اجرا میشوند.
- کاهش ریسک و خطا
در فرآیند تمدید ISO، ممیز نقاط ضعف و تهدیدها را شناسایی میکند و سازمان قبل از بروز مشکل، آنها را اصلاح میکند.
- افزایش رضایت مشتریان
سازمانی که ایزو خود را تمدید میکند، پیام روشنی میدهد:
«ما به اصول استاندارد و انطباق پایبندیم.»
- تطابق با استانداردهای به روز
گاهی نسخه استاندارد تغییر میکند و در فرآیند تمدید، سازمان مجبور به بهروزرسانی سیستم مدیریتی خود میشود. برای مثال در سال 2018 استاندارد ایزو 45001 جایگزین استاندارد OHSAS 18001 گردید.
مراحل تمدید گواهینامه ایزو
فرآیند تمدید ایزو در اغلب نهادهای صادرکننده مشابه است. مراحل زیر معمولاً انجام میشود:
- بررسی وضعیت موجود
اولین گام بررسی سیستم مدیریتی و میزان انطباق آن با استاندارد است.
در این مرحله موارد زیر ارزیابی میشود:
- اجرای واقعی فرآیندها
- وضعیت سوابق و مستندات
- عملکرد شاخصهای فرآیندی
- اقدامات انجامشده در یک سال گذشته
- نیاز احتمالی به بازنگری سیاستها یا اهداف
- انجام ممیزی داخلی
ممیزی داخلی پیش از تمدید ضروری است؛ زیرا کمک میکند:
- موارد غیرمنطبق شناسایی شوند
- اقدامات اصلاحی انجام شود
- آمادگی کامل برای ممیزی نهایی ایجاد شود
این مرحله یکی از عوامل تاثیرگذار در موفقیت تمدید است.
- آمادهسازی مدارک و سوابق
برای درخواست تمدید معمولاً مدارک زیر نیاز است:
- گواهینامه ایزو فعلی
- گزارش ممیزی داخلی
- گزارش بازنگری مدیریت
- لیست فرآیندها و مستندات
- سوابق اقدامات اصلاحی
- تغییرات ساختاری یا فرآیندی سازمان
- مستندات پروژههای بهبود
هرچه مستندات کاملتر باشد، احتمال تایید سریع بیشتر است.
- درخواست رسمی تمدید از مرجع صدور (CB)
سازمان فرم تمدید را تکمیل و برای نهاد صادرکننده ارسال میکند.
در این مرحله موارد زیر مشخص میشود:
- دامنه فعالیت (Scope)
- تعداد کارکنان
- تغییرات در ساختار سازمان
- زمانبندی پیشنهادی برای ممیزی
- ممیزی تمدید گواهینامه ایزو (Recertification Audit)
این بخش مهمترین مرحله تمدید است. ممیز به سازمان مراجعه کرده و موارد زیر را بررسی میکند:
- اجرای واقعی فرآیندها مطابق مستندات
- صلاحیت و آگاهی کارکنان
- کنترل عملیات، کیفیت، ایمنی یا انرژی
- نحوه مدیریت تغییرات
- ارزیابی ریسک
- میزان تحقق اهداف
- گزارشهای قبلی و اقدامات اصلاحی
در صورت مشاهده عدم انطباق، فرصت رفع آن داده میشود.
- صدور گواهینامه ایزو تمدید شده
اگر سازمان موفق شود تمامی الزامات را رعایت کند، گواهی جدید برای دوره بعد صادر میشود. این گواهینامه معمولاً ۳ ساله است و شامل ممیزیهای مراقبتی سالانه نیز میشود.
اینجا بخوانید: دریافت گواهینامه ایزو بدون ممیزی
مدارک لازم برای تمدید گواهینامه ایزو
برای تمدید معمولاً مدارک زیر نیاز است:
- سیاستهای سازمان
- اهداف و برنامههای سالانه
- نتایج ممیزی داخلی
- گزارش بازنگری مدیریت
- سوابق اقدامات اصلاحی و پیشگیرانه
- مستندات بهروز شده سیستم
- اطلاعات درباره تغییرات سازمانی
- گزارش عملکرد شاخصها
- برنامههای آموزش و توسعه کارکنان
هزینه تمدید گواهینامه ایزو چقدر است؟
هزینه تمدید ایزو بسته به موارد زیر متفاوت است:
- اندازه سازمان
- تعداد پرسنل
- تعداد سایتها
- نوع استاندارد (مثلاً 9001 با 22000 متفاوت است)
- مرجع صادرکننده
- پیچیدگی فرآیندهای سازمان
در اکثر موارد هزینه تمدید کمتر از هزینه صدور اولیه است.
زمان تمدید اعتبار گواهینامه ایزو
برای جلوگیری از تعلیق یا انقضا بهتر است ۳ تا ۶ ماه قبل از پایان اعتبار فرآیند تمدید آغاز شود.
اگر سازمان دیر اقدام کند، ممکن است مجبور شود دوباره فرآیند صدور اولیه ایزو را طی کند.
نکات مهم در تمدید گواهینامه ایزو
- مستندسازی را بهروز نگه دارید
- جلسات بازنگری مدیریت را منظم برگزار کنید
- ممیزی داخلی را دقیق انجام دهید
- تغییرات سازمان را بهصورت کنترل شده ثبت کنید
- آموزش کارکنان را جدی بگیرید
- سوابق را کامل و قابلردیابی نگه دارید
جمعبندی
تمدید گواهینامه ایزو فرایندی مهم و ضروری برای حفظ اعتبار سازمان و اثبات تعهد آن به کیفیت، ایمنی، محیط زیست یا مدیریت انرژی است. این فرایند شامل بررسی مستندات، انجام ممیزی داخلی، آماده سازی مدارک، ممیزی تمدید و در نهایت صدور گواهینامه ایزو جدید است. با برنامهریزی صحیح، سازمان میتواند بدون توقف فعالیتها یا ایجاد مشکل، ایزو خود را تمدید کرده و بهبود مستمر را ادامه دهد.
برای انجام فرایند تمدید گواهینامه ایزو و یا صدور مجدد استانداردهای ISO با ما در ارتباط باشید: 02144259582
بدون دیدگاه