سیستم مدیریت چیست؟ این سوال یکی از پرتکرارترین سوالاتی است که در میان مشتریان رایان سرت تکرار می شود. اگرچه توضیح سیستم مدیریت آسان نیست، اما یکی از مهمترین فعالیت هایی که باید برای راه اندازی کسب و کار در نظر داشته باشید بخش مدیریت است. در این مطلب ما به بررسی بخش های مختلف یک سیستم مدیریتی می پردازی تا مجموعه شما برای دریافت انواع استاندارد های مدیریتی مانند ایزو 9001، ایزو 14001 و ایزو 45001 آمادگی لازم را داشته باشد.
سیستم مدیریت چارچوبی از فرایند ها، سیاست ها، رویه ها، الگوها و سایر اسناد مربوطه است که یک سازمان به منظور اداره تجارت، پیاده سازی می کند.
زمانی که سیستم مدیریتی نیاز به برآورده کردن الزامات یک یا چند استاندارد مدیریتی ISO را دارد، سیستم مدیریت کسب و کار باید الزامات یک استاندارد بین المللی را رعایت کند. به عنوان یک مثال سیستم مدیریتی ایزو 9001 ، مجموعه ای از الزامات بهترین عملکرد مدیریت کیفیت است که یک کسب و کار برای دستیابی به گواهینامه ISO 9001 باید از آنها پیروی کند. در شرکت های متوسط و کوچک، سیستم مدیریت از بخش های زیر تشکیل شده اند :
- سیاست های شرکت
- روش های مدیریت، پشتیبانی و عملیات
- الگوها و ثبت ها
- مستندات برنامه ریزی تجاری
در برخی از موارد سازمان ها می توانند قبل از دریافت استاندارد های مدیریتی نیز بخشی از موارد ذکر شده را در سیستم مدیریت خود اجرا کنند. باید در نظر داشته باشید که اخذ یک سیستم مدیریتی موثر صرفا به معنای نگارش خط مشی برای فعالیت های سازمان نیست. منظور اصلی این است که اطلاعات مستند را با اهداف کسب و کار هماهنگ کرده و با اجرای موثر و سازگار برای ایجاد یک چارچوب تجاری که سبب بهبود مستمر شود تلاش کنیم.
چه مواردی برای اجرا سیستم مدیریت نیاز است ؟
این مورد دقیقا بستگی به نوع استاندارد مدیریتی ISO ، فعالیت های سازمان، نیاز های آن و نحوه اداره کسب و کار شما دارد. به عنوان مثال اگر یک شرکت تولیدی قصد دریافت گواهینامه ایزو 9001 را داشته باشد، باید تعدادی از سند ها را تهیه و پیاده سازی کند تا نحوه عملکرد سیستم را نشان دهد. برخی از این موارد عبارتند از :
- برنامه ریزی تجاری اطلاعات مستند، شناسایی افراد علاقه مند به کسب و کار و نیاز های آنها، تجزیه و تحلیل نقاط قوت و ضعفها، فرصت ها، تهدید ها، اهداف شرکت، برنامه های مدیریتی، ارزیابی ریسک و بررسی فرصت ها
- سیاست ها شامل خط مشی کیفیت، خط مشی مدیریت ریسک کد رفتاری و …
- رویه های مدیریتی مانند، رویه های قانونی و سایر الزامات، مدیریت عدم انطباق، روش های حسابرسی داخلی و …
- روش های پشتیبانی شامل کنترل اسناد، مدیریت منابع انسانی، مدیریت تغییر، مدیریت تامین کنندگان خارجی
- روش های اصلی/ عملیاتی مانند مناقصات، فروش، تولید، انبار، اعزام و …
- الگوها و ثبت هایی که ممکن است در مراحل فوق به آنها اشاره شود و باید توسط کارگران مسئول مربوطه، قابل دسترسی بوده و به طور منظم یا در صورت نیاز مورد استفاده قرار بگیرند
پیاده سازی فرایند های سیستم مدیریتی در شرکت ها
هر سیاست و رویه ای باید به طور موثر در سازمان ها اجرا شود، اما پیاده سازی موثر فرایند ها شرکت به چه معناست؟
بدان معناست که سیاست ها و رویه های تدوین شده به شخص مسئول مربوطه اختصاص داده می شود، که از صحت فرآیند (مطابق استاندارد ایزو مربوطه و نحوه عملکرد کسب و کار) و اجرا موثر آن اطمینان حاصل کند. بهتر است تا چند نمونه در این زمینه را مورد بررسی قرار دهیم.
رویه ای در مورد ارائه دهندگان خارجی، باید توضیح دهد که چگونه شرکت عملکرد ارائه دهندگان خارجی خود را مورد ارزیابی قرار می دهد. برای اینکه رویه ها به طور موثر اجرا شود سازمان باید بتواند شواهدی مانند ارزیابی ارائه دهندگان خارجی، بررسی مرجع مستند، امضای قرارداد های تامین کننده و سوابق منظم و شواهد کامل را جمع آوری کند.
چرا ارزیابی انجام می گیرد ؟
برای اطمینان از اینکه ارائه دهندگان خارجی ما به طور مداوم الزامات سازمان را برآورده می کنند یا خیر باید ارزیابی به صورت مرتب انجام بگیرد.
اجرا سیستم مدیریت موفق
در نظر داشته باشید که استاندارد های سیستم مدیریت کیفیت ایزو مانند استاندارد ISO 45001 بسیار انعطاف پذیر هستند و دقیقا مشخص نیست که برای موفقیت یک سازمان چه اسنادی لازم است. این بدان معناست که هر سازمانی می تواند سیستم مدیریت کیفیت خود را با توجه به نحوه فعالیت های سازمان ایجاد کند. با این حال در صورتی که از استانداردهای مدیریتی ایزو اطلاعات کافی نداشته باشید، اجرا این سیستم ها بسیار چالش برانگیز خواهد بود.
در چنین شرایطی می توانید از مجموعه های مشاوره ای و خدماتی مانند رایان سرت کمک بگیرد تا در کوتاهترین زمان و با بالاترین بازدهی گواهینامه ها و استاندارد های مدیریتی را در سازمان شما اجرا کنند. تیم کارشناسان رایان سرت به صورت تخصصی در زمینه اخذ و دریافت گواهینامه های ایزو فعالیت دارند و با توجه به سابقه طولانی که در این زمینه دارند می توانند تمام خدمات مورد نیاز مشتریان را به آنها ارائه دهند. به طور کلی اجرا سیستم مدیریتی در 3 مرحله انجام می گیرد :
- آشنایی کارشناسان با کسب و کار شما و نحوه انجام فعالیت ها
- انجام مهندسی معکوس بر روی سیستم مدیریتی شما برای مطابقت سیستم با سازمان
- آموزش و مربیگری برای آگاهی نیروی کار شما
